-1.7 C
Cherkasy
Четвер, 13 Лютого, 2025

Як налаштувати електронний документообіг?

Популярне

Перехід на електронний документообіг дає змогу значно прискорити та спростити процеси, пов’язані з опрацюванням, узгодженням і підписанням документів у компаніях. З електронним документообігом бізнеси отримують можливість працювати з документами в будь-який час і з будь-якого пристрою.

AD_4nXdPzvwlhXqDWmPYTPnqtb6GmSaajq8Fhjr7H2ZQ_XsGiG4Aourl18gNHQWn7KYJH2yMd6YFdEftTl0Om-LOYndiQaEbvy6rkNQfCkN8-lWuoPYZd3em46KjYjcEY5a_zxd_nZaZLg?key=uMLj4_gFaxqgHxf5xLsp-IqU

Підготовка до впровадження

Для успішного переходу необхідно виконати кілька ключових кроків:

  • Призначити відповідального співробітника за впровадження та контроль процесу цифровізації документів у компанії.
  • Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для всіх співробітників, які працюють з документами, в акредитованому центрі сертифікації.
  • Розробити внутрішні регламенти використання КЕП і ведення електронного документообігу.
  • Провести навчання персоналу роботі з системою Star.Docs.
  • Повідомити партнерів про перехід на електронний документообіг і внести відповідні зміни до договорів.

Після виконання цих кроків можна працювати в системі. Київстар забезпечує технічну підтримку на всіх етапах впровадження.

Функціональні можливості системи

Star.Docs підтримує роботу з широким спектром документів: договорами, рахунками-фактурами, актами виконаних робіт, накладними, довіреностями та офіційними листами. Система дає змогу:

  • Створювати і завантажувати документи будь-яких форматів з можливістю швидкого пошуку по архіву та організації структурованого зберігання.
  • Налаштовувати маршрути узгодження документів між співробітниками та відділами з контролем термінів на кожному етапі.
  • Обмінюватися юридично значущими документами з партнерами в електронному форматі, заощаджуючи час на доставці.
  • Зберігати всі документи в захищеному хмарному сховищі з можливістю створення резервних копій.

Це дає змогу істотно прискорити процеси узгодження та підписання документів, а також забезпечити надійне зберігання всієї документації.

AD_4nXefS1z7zo-yoSjzt0W6b7uY6N2Eq1TntW62ZhwyozsN_LQthzgftIUg7sei84oTvqQphwfhAg5tXzjUcggzNmnSoU67lfklShfoMNShQxbnsiys7dmBAgxw3aZdM44E6k1LBn_J?key=uMLj4_gFaxqgHxf5xLsp-IqU

Практичне використання

Робота в системі Star.Docs починається з реєстрації компанії та отримання доступу до особистого кабінету. Київстар пропонує кілька тарифних планів з різним набором функцій — від базового пакета для невеликих компаній до розширених рішень для великого бізнесу.

Для початку роботи достатньо:

  • Зареєструватися в системі через КЕП або за реквізитами компанії.
  • Завантажити документ або створити його безпосередньо в системі.
  • Надіслати файл на підпис партнеру або колезі.

Система доступна цілодобово через веб-інтерфейс і мобільні додатки для iOS та Android. Усі документи зберігаються в захищеному хмарному сховищі з розмежуванням прав доступу.

Електронний документообіг на базі Star.Docs допомагає бізнесу оптимізувати витрати і прискорити роботу з документами. При цьому всі електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові, згідно із законодавством України.

*Реклама

ТОП новини

0 0 голоси
Рейтинг статті
Підписатися
Сповістити про
guest
0 Коментарі
Найстаріші
Найновіше Найбільше голосів
Зворотній зв'язок в режимі реального часу
Переглянути всі коментарі

Останні новини